在現代商業環境中，有效的薪酬管理是企業成功的關鍵要素之一。中小型企業普遍面臨的決策：選擇計系統或外判給專業的薪酬管理公司？本文將深入比較兩者，並探討中小企業應如何選擇適合自己的方案。
什麼是計糧系統？
計糧系統是一個幫助企業內部自動化管理員工薪酬的軟件。這種系統通常集成了大量功能，如出勤紀錄、加班計算、稅務計算和福利管理等。
計糧系統的優勢
- 自主控制：企業可自行管理所有數據和流程，方便進行個性化調整。
- 數據安全：敏感數據存儲在內部系統， 減少了外部洩漏的風險。
- 實時更新：可以即時獲取最新的薪酬信息，有助於即時決策。
計糧系統的缺點
- 價格成本 ：購置和定制化系統需要較高的一性費用。
- 需要專業技能：操作和維護系統需要具備相關專業知識的人員。
- 維護成本：系統維護需要持續投入時間和資金。
什麼是外判薪酬管理？
外判薪酬管理是指將全部或部分薪酬管理，交由第三方服務提供商。通常包括薪酬計算、支薪、合規性檢查和報稅等服務。
外判薪酬管理的優勢
- 成本效益：外判可以避免高額的初期投資和設置費用，付費方式更加靈活。
- 專業知識：外判公司擁有專業的團隊和豐富的經驗，能確保薪酬管理的準確性和合規性。
- 節省時間：企業可以將更多人力資源和時間放在核心業務上，提高整體運營效率。
外判薪酬管理的缺點
- 數據安全性：敏感信息交由第三方處理，存在數據洩露的風險。
- 依賴性強：如果外判公司服務質量下降或出現其他問題，可能對企業造成影響。
- 定製困難：標準化的服務可能不完全符合企業的個性化需求。
中小企業應如何選擇？
中小企業在選擇薪酬管理方案時，首先應該評估自身的需求和能力。以下幾個方面是需要考量的重點：
- 企業規模：小型企業可能更適合外判，而中型企業則可以考慮建立內部系統。
- 資金情況：如果企業資金相對緊張，外判是一個更加可行的選擇。
- 專業知識：如果企業內部缺乏專業人員，則傾向於外判管理。
效率與成本之間的平衡
企業需要在效率與成本之間進行權衡。內部計糧系統一次性投入資金較多，但長遠來看可以降低營運成本；外判薪酬管理初期投入資金較小，但每年都需要支付服務費，總成本可能會逐漸增加。
數據安全與依賴性的考量
數據安全和對外判服務的依賴性，也是重要考慮因素。如果企業對數據安全有極高的要求，則內部計糧系統可能更為合適；但如果企業需要靈活性和專業服務，則可以考慮外判。
為什麼你需要薪酬外判服務？
- 減少行政和技術成本，提升效率
薪酬管理不僅僅是計算工資，還包括各種報稅、法規合規性審查等工作。這些都需要專業的軟件和工具來完成。而購買和維護這些軟件和工具，也是企業的一筆大開支。通過薪酬外判，企業只需支付固定的服務費用，不需再擔心這些額外的開支。
- 確保服務質量的策略，達到高效能分工
HR工作範疇廣泛，涉及員工招聘、培訓、績效管理、薪酬福利等多個方面。外判可以有效分工，確保每個部分都有高效的處理方式。例如，專業的招聘公司可以提供更快速、更精確的招聘服務，確保為企業找到合適的人才。
外判薪酬管理能幫到你什麼？
- 編制當月工資總表
在傳統的薪資管理方法下，編制每月工資總表涉及到繁瑣的數據記錄和整理。但利用市場領先的薪酬管理系統，整個過程變得簡單、高效。這些系統能夠全面記錄並歸納員工的工作打卡記錄和工時表，這些數據不僅為工資計算提供了依據，也便於公司進行員工績效評估。
- 員工薪酬管理
薪酬外判服務可以全面處理員工薪酬計算和輸出糧單。計算包括基本薪金、強積金（MPF）、有薪假期等。企業只需將員工資料上傳至系統，薪酬計算和處理即可全由外判公司完成。
- 編制薪酬報表
薪酬報表是員工確認自己工資的主要方式。薪酬外判服務能夠幫助企業製作和發放工資單，不論是通過電子郵件還是直接上傳至員工手機APP中，都大大提高了效率。
- 稅務服務
企業每年需要為僱員準備報稅申請資料、文件，並定期向香港稅務局（IRD）遞交。薪酬外判服務不僅熟悉香港稅務法例制度，還擁有豐富的經驗幫助企業準備所需的稅務文件，確保合法合規。
InfoTech的專業薪酬外判服務
自1996年以來，InfoTech一直為亞太地區各種類型的企業提供薪酬外判服務。多年來積累了豐富的經驗，為需要外判薪資服務的企業提供解決方案，滿足客戶的各種特殊需求。專業的外判服務能夠大幅減少企業內部處理薪資的時間，讓管理層集中精力於更具戰略性的重要問題上。
此外，憑藉先進的薪資計算系統和專業團隊，InfoTech能夠保證每個客戶的薪資計算準確且及時地完成，減少錯誤和爭議。瞭解到不同企業和員工的需求各異，InfoTech亦提供客製化服務，靈活應對各種需求，為企業提供最合適的薪酬解決方案。按此了解更多。我們期待能夠幫助您的企業提升薪酬管理的效率與準確性。