在今社會，Excel 憑藉其整齊排列的電子表格及視覺化圖表， 吸引了不少公司用於數據處理 。許多公司透過 Excel記錄員工的打卡、排班、假期和薪資等資料。雖然Excel提供了一個免費的解決方案，但在實際上，這種做法往往帶來了許多不便，而且工作效率也相對較低。
對於中小企業而言，更應該關注的是如何提高利潤和降低成本，而不是把時間花在使用Excel處理行政事務。因此，現代社會不斷強調數碼轉型、自動化及AI等趨勢，企業逐漸意識到科技帶來的便利，能減少企業的人力、時間與金錢成本 ，因此人力資源管理系統於一間企業中極具重要性。
那麼，使用Excel和使用人力資源管理系統有什麼分別呢？這些系統又是如何運作的呢？本篇文章為你詳細解答！
使用Excel計糧導致的問題
1. 電腦數據丟失
使用Excel進行計糧時，數據儲存在電腦上，一旦電腦系統運作上出問題，數據可能無法恢復。這不僅導致數據丟失，還會影響員工薪酬及時且準確地發放。
2. Excel公式複雜且計算時間長
Excel的公式雖然強大，但在處理大量數據時，修改公式或數據變得複雜時，稍有不慎便可能出錯，影響整體計算結果的準確性。因此，使用自動化系統是一 個較高效的解決方案。
3. 難確保計糧合規性
薪酬管理涉及複雜的稅務和法規 ，而使用Excel進行計糧，需要手動更新和乎合法規上的變更，大大增加了合規風險。Excel亦無法自動執行合規的薪酬排班檢查，導致薪酬合規不確定性增加。
人力資源管理系統的好處
人力資源管理系統能夠滿足企業對人力資源自動化管理的即時需求， ，使用適當的功能 可以大大提升效率和準確性。以下是您應該使用人力資源管理系統的原因。
1. 適合多用戶
現代的人力資源管理系統（hrms）設計考慮到多用戶需求。整個團隊可以同時登入和處理信息，並不會產生數據不一致或版本衝突的問題。多用戶功能可以確保數據的共享和透明，讓每個團隊成員能及時獲取所需的資料，從而提升工作效率。
2. 自動追蹤數據，實時更新
人力資源管理系統能自動追蹤各種數據並實時更新。無論是員工的工時記錄、假期申請狀態，或員工表現評估，都可以即時查看和處理，有助於做出更快、更準確的決策。
3. 一鍵下載報表
人力資源管理系統提供一鍵下載報表(excel export)功能，使報表生成更加簡單快捷。以下是一些常見的報表類型：
A. 排班成本報表
排班成本報表整合了僱員在指定時間內的上班的工時及工資。藉此清晰了解人力成本的分佈情況，幫助企業更好地進行資源配置和成本控制。
B. Autopay報表
系統支援多間銀行的Autopay報表，包括匯豐銀行、中國銀行、渣打銀行、恒生銀行、東亞銀行和星展銀行等。您可以直接通過系統生成並提交自動支付報表，減少手動操作的繁瑣過程和出錯機率。
C. MPF供款結算書
MPF供款結算書功能支持多間強積金中介，包括宏利、匯豐銀行、中銀保誠、永明金融等。您能夠輕鬆生成和管理強積金供款記錄，確保符合法規要求。
D. 税表
系統還提供多類型的報税表，包括IR56B、IR56E、IR56F、IR56G、IR56M等。這些税表能幫助您準確地申報和管理員工的稅務信息，減少合規風險。
InfoTech 輕鬆實現人力資源管理
在人力資源管理領域，許多中小企業依賴 Excel 等基本工具來處理員工數據、薪資計算和其他行政事務。然而，Excel的局限性在實際應用中顯而易見，經常導致效率低下和錯誤頻出。
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