在傳͏統的支薪流程中，͏企業和人資部門需要͏處理很多煩瑣的工序。͏然而，有效和正確的薪金發放流程，對企業和員工都非常重要。在這篇文章裡，我們͏會探討傳統薪金發放常見͏的五大問題，以及一些解決方法。
問題一：薪資發放流程複雜
首先，傳統的薪酬結構設計往往需要考慮多種因素，如法定要求、公司政策、員工福利及薪酬市場的情況。因此，設計一個符合所有需求的薪酬制度，需要花費大量時間和精力。
其次，在支薪核算階段，往往需通過多個部門的協調和審核每位員工的工資、津貼、獎金和扣款等，包括加班費、病假和其他特殊情況，這個過程中任何一個步驟出現錯誤或延誤，都可能推遲整個薪酬發放的流程。
最後，將薪金行賬戶，亦需要和多家銀行系統聯繫。不同銀行之間的轉賬需時，這都可能影響支薪的速度和準確度。
問題二：薪酬結構設計不合理
薪酬結構範例、設計和政策都會影響企業內部的公平性和員工的動力。若薪酬結構設計不合理，可能會導致內部不公平，引發員工不滿。最佳薪酬結構的範例，可以參考 Amazon及 Google，其薪酬是由基本工資、績效獎金、現金獎勵和股票期權組成，鼓勵員工全情投入工作。同時，股票期權的發放，有助於提高員工的忠誠度，有助於企業與員工共同成長。這種薪酬結構設計使Amazon及Google能夠吸引全球頂尖人才，並保持高度創新的企業文化。
問題三：薪酬格式不統一
薪酬格式不統一，常常會導致數據混亂。統一的薪酬格式，有助於減少錯誤和爭議，也便於檢查和審核。人事部門應該制定統一的薪酬格式，並確保所有部門遵守。
例如，一個標準的薪酬格式可以包含以下幾項主要元素：
- 基本工資：員工每月固定收入部分
- 津貼和補助：如交通補貼、通訊補貼等
- 獎金：季度獎金、年度獎金等
- 扣款：如稅款、社保、住房公積金等
制定標準格式後，人事部門還需要對所有員工進行講解，確保他們理解並能正確使用這一格式。同時，需要設置定期檢查機制，確保各部門始終遵守這一標準，不斷完善和改進薪酬格式。
問題四：人手處理糧單的弊端
容易出錯：以餐飲業為例，員工工作時間不固定，可能包括加班和輪班。人手計算這些工時和加班費需要精確的數據，而人手處理難免有錯。這些錯誤不僅會影響員工薪酬的準確性，還會導致員工對公司的信任度下降。
效率低：其次，對於大型餐飲企業，每月需處理數百甚至數千名員工的薪資，這是一個繁重的工作。每位員工的工時、加班、休假等都需仔細核對和計算。完全依賴人工操作會浪費大量人力資源，拖延薪資發放時間，影響員工現金流。
安全問題：依賴紙本和人工記錄存在全問題，因為紙質文件容易遺失或損壞，重要數據可能無法恢復，對公司和員工都是極大損失。
問題五：支薪法規複雜
根據香港《僱傭條例》，企業必須在工資期結束後的七天內支付工資，而法定假日、勞工福利和最低工資等方面均有明確規定。如果企業未能遵守這些法規，可能會引發法律風險和罰款。
例如，未按時支付工資的僱主可能會被視為違反合約，而根據《僱傭條例》第63C條，最高罰款港幣350,000及監禁三年。另外，根據《僱傭條例》第41D條，僱主亦需要為員工提供法定福利如年假和病假。
結語
總結來說，在傳統薪資流程中，企業需要面對諸多挑戰， 包括流程複雜、薪資結構設計、人手處理糧單及合乎法規等等。透過InfoTech薪酬管理系統，可自動化計算員工薪酬，提高準確性和效率，保障數據安全。另外系統與考勤系統、休假管理系統和報銷系統同步，簡化員工出糧的流程。