引言：當合規靜悄悄地影響人力資源運作
在香港日益嚴格的監管環境下，合規責任已不再局限於年度申報及法定文件提交。於 2025–2026 年，《公司條例》正直接且明確地影響企業在招聘決策、薪酬審批及僱員紀錄管理方面的運作。過往被視為主要屬於企業管治層面的法律框架，如今已與日常的人力資源及財務運作緊密交織。
監管機構、審計師、銀行及投資者，正愈來愈重視公司法定紀錄與實際僱傭安排之間的一致性。這意味著，僱傭合約、薪酬審批、董事委任及人事紀錄，必須與《公司條例》下所訂明的法律架構及決策授權保持一致。對僱主、人力資源專才及財務管理層而言，理解這種關聯已不再是可有可無，而是一項核心合規要求，直接影響營運風險、審計結果及企業信譽。
本文將探討《公司條例》如何在現今環境下影響招聘、薪酬及僱員紀錄管理，說明為何執法感覺更趨嚴格、實務上出現了哪些轉變，以及 HR 與財務管理層如何係唔增加過多手動合規負擔的情況下，保持合規並領先一步。
為何《公司條例》在 2025–2026 年對 HR 變得更為重要
過往，HR團隊主要關注《僱傭條例》、強積金（MPF）規定及稅務局（IRD）的相關要求，而公司秘書及公司法定合規事務則被視為另一個獨立範疇。這種分工模式現已不再適用。
香港的監管機構正日益加強對公司管治紀錄與 HR 及薪酬數據之間的一致性審查。公司註冊處、銀行、審計師，甚至潛在投資者，均期望以下文件及資料能互相配合並保持一致：
- 公司決議
- 董事及高級人員委任
- 僱傭合約
- 薪酬批核及授權紀錄
- 法定紀錄保存
《公司條例》（第 622 章）為公司合法運作奠定基礎。當 HR 行動——例如聘用高級管理人員、批准薪酬方案或終止僱傭合約——未有相應及適當的公司法定文件支持時，相關風險已不再只是理論層面。
根據香港公司註冊處的要求，公司必須保存準確且最新的紀錄，以真實反映其實際營運狀況，而不僅僅是符合法定申報。這項期望現已延伸至與 HR 相關的資料。
《公司條例》之所以影響人力資源管理，是因為它規管了僱傭決策如何獲得批准、如何記錄，以及如何作為公司法定紀錄的一部分加以保存。
《公司條例》下的招聘：不止於聘用書
在香港，招聘已不再只是發出合規的僱傭合約那麼簡單。對於某些職位而言，《公司條例》其實在不經意間規範了誰可以被聘用、如何聘用，以及需要哪些審批程序。
董事、高級人員及管理層
當聘用同時擔任董事、公司秘書或獲授權簽署人的人士時，僱傭安排便與公司管治密不可分。《公司條例》要求：
- 就相關委任通過正式的董事會決議
- 準確披露職銜、角色及權限
- 清楚區分僱傭職責與受信責任
若人力資源部門僅發出僱傭合約，而未有相應的公司層面批准文件，即使該僱員表現良好，亦會構成合規缺口。
這一情況在 2025 年尤為明顯，因為愈來愈多初創企業及中小企在創辦人、董事與營運管理層之間的角色界線日趨模糊。
影響合規風險的招聘趨勢
香港市場近年出現以下招聘趨勢上升：
- 分時高級管理人員（Fractional Executives）
- 臨時董事（Interim Directors）
- 跨境遙距管理層職位
上述安排均會在《公司條例》下引發有關權限、問責及紀錄保存的問題。人力資源團隊在進行高級管理人員招聘時，現時必須與公司秘書及財務主管更緊密協調。
《公司條例》直接影響香港企業的招聘安排、薪酬批核流程，以及僱員紀錄的保存要求。
薪酬管治：為何薪金屬於董事會層面的事項
過往，薪酬錯誤多數被理解為計算上的失誤；但在 2025–2026 年，相關問題愈來愈被視為公司管治失當。
根據《公司條例》，尤其涉及董事及高級人員的酬金，必須獲得適當授權並妥善記錄，當中包括：
- 薪金審批
- 花紅及獎勵計劃
- 津貼及實物利益
現時，審計師愈來愈常要求企業提供證據，以顯示薪酬金額如何獲得批准，而不僅僅是如何計算。
非正式薪酬決策的隱藏風險
不少香港企業仍然依賴電郵批准或口頭確認作為薪酬調整的依據。這類做法雖然在營運上方便，但在以下情況下容易構成風險：
- 紀錄不完整
- 決策人員更替
- 出現爭議或糾紛
《公司條例》期望企業就財務決策保存清晰且可追溯的紀錄。因此，能夠整合批核流程及審計軌跡的薪酬系統，正逐步由「可選方案」轉變為「合規必需」。
根據《公司條例》，薪酬決策——尤其涉及董事的薪酬——必須有適當授權及書面紀錄作支持。
僱員紀錄：保存、準確性與法律責任
《公司條例》對僱員紀錄管理所帶來的影響，往往是最少被討論的一環，但其重要性不容忽視。
條例要求公司保存的紀錄必須：
- 準確反映公司的實際營運情況
- 在有需要時可供查閱
- 按法定期限妥善保存
雖然《僱傭條例》已列明某些人力資源紀錄的要求，但《公司條例》進一步擴闊了相關期望，使僱傭資料成為公司法律紀錄的一部分。
實務上的影響
於 2025–2026 年，人力資源團隊需要確保：
- 僱傭合約內容與公司法定申報資料一致
- 職位或職責變更在不同系統中保持一致反映
- 終止僱傭的相關紀錄得到妥善保存
依賴人手計算表或分散式系統，將令上述工作變得愈來愈困難，尤其在審計、融資或監管審查期間更為明顯。
根據公司管治規定，董事的薪酬決策必須獲得適當批准並妥善記錄。
多數企業未能預見的合規落差
真正的風險並非單純的不合規，而是制度之間的不一致。
不少香港企業分別符合以下要求：
- 《僱傭條例》
- 強積金（MPF）規定
- 稅務申報要求
但卻未能將上述要求與《公司條例》下的公司管治制度有效連結。這種落差往往在企業面對壓力時浮現，例如審計、爭議、重組或併購期間。
於 2025 年，盡職審查團隊愈來愈重視以下事項：
- 薪酬批核及授權紀錄
- 僱傭角色與董事職務之間的重疊情況
- 紀錄保存的合規做法
若公司未能提供清晰、一致的文件，往往會面對流程延誤、聲譽風險，甚至財務罰則。
HRMS 及薪酬系統如何降低《公司條例》風險
正是在這個層面，科技悄然成為合規的助力。
現代化的 HRMS 及薪酬管理平台——例如 InfoTech Hong Kong 所實施的系統——可協助企業：
- 集中管理僱員及薪酬紀錄
- 按職能設定及維持批核流程
- 建立可供審計的文件及紀錄軌跡
- 使 HR 操作與公司管治要求保持一致
相比將合規視為年終才處理的事項，這類系統能把合規要求融入日常營運之中。
不少香港企業，往往在審計師提出關鍵問題時，才發現公司管治上的缺口；而合適的 HRMS 則能從根本上避免這種情況出現。
結論
《公司條例》已不再只是一套法律框架，而是反映一家企業營運專業程度的指標。
於 2025–2026 年，招聘決策、薪酬審批及僱員紀錄，均屬公司管治的重要訊號。將其視為獨立 HR 工作的企業，將面臨被市場拋離的風險；而能夠把合規要求融入制度、文化及工具之中的企業，則能建立更高的公信力、韌性及信任。
若你現時的人力資源及薪酬流程仍依賴零散的工具及人手審核，2025 年正是重新審視的關鍵時刻——這並非出於恐懼，而是基於前瞻思維。
一站式 HRMS 系統有助企業在 2025–2026 年持續符合《公司條例》的合規要求。
常見問題 (FAQ‘s)
《公司條例》如何影響香港的人力資源運作？
《公司條例》影響僱傭決策的授權方式、文件紀錄及保存安排。條例要求人力資源紀錄、薪酬批核與公司管治文件之間保持一致，尤其適用於高級職位的聘用及薪酬決策。
《公司條例》是否適用於僱員紀錄？
是的。雖然《僱傭條例》規管特定的人力資源紀錄要求，但《公司條例》要求公司保存準確反映實際營運情況的紀錄，而這些紀錄亦愈來愈包括僱傭及薪酬相關文件。
《公司條例》是否要求進行薪酬批核？
對於董事及高級人員而言，其薪酬及酬金安排必須獲得適當授權並妥善記錄。審計師在進行公司管治審查時，往往會查閱相關薪酬批核文件。
若人力資源紀錄與公司法定申報不一致，會有甚麼後果？
紀錄不一致可能引發審計問題、監管機構關注，或在盡職審查過程中造成延誤，亦可能削弱公司在銀行及投資者眼中的公司管治信譽。